Almain AARPI (ci-après « Almain » ou « nous ») prend très au sérieux le respect de la vie privée et la protection des Données à Caractère Personnel.

C’est la raison pour laquelle nous nous engageons, en tant que Responsable du Traitement, à mettre en œuvre des mesures adéquates pour assurer la protection, la confidentialité et la sécurité de vos Données à Caractère Personnel et à traiter et utiliser de telles Données dans le respect des dispositions applicables et notamment du Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 (ci-après le « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite loi Informatique et Libertés et toute loi ou règlementation qui viendrait la compléter ou la substituer (ci-après ensemble la « Règlementation Applicable »).

La présente politique de protection des Données à Caractère Personnel (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous traitons vos Données à Caractère Personnel et sur les engagements pris par Almain afin de veiller au respect desdites Données.

Pour les besoins des présentes, les termes « Données à Caractère Personnel », « Données », « Traitement », « Responsable du Traitement », « Sous-traitant », ont la définition qui leur est donnée au sein de l’article 4 du RGPD.

QUELLES SONT LES PERSONNES CONCERNEES DONT NOUS TRAITONS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Nous veillons à collecter et à traiter des Données à Caractère Personnel pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires à l’atteinte des finalités qui ont été préalablement déterminées.

RELATIONS D’AFFAIRES (CLIENTS, PROSPECTS, AUTRES CONTACTS EXTERNES)

Dans le cadre de l’exécution des conventions d’honoraires que nous concluons avec nos clients (ci-après les « Clients ») et, plus généralement, dans le cadre de l’exécution des missions que nous effectuons pour leur compte, nous sommes amenés à collecter et traiter des Données à Caractère Personnel concernant lesdits Clients mais également leurs salariés, représentants, prestataires et/ou dirigeants.

Nous sommes également amenés à collecter et à traiter les Données à Caractère Personnel de prospects (ci-après les « Prospects ») communiqués par ces derniers au cours d’évènements, de rencontres ou d’échanges divers et variés.

Enfin, nous pouvons collecter des données de contacts externes divers et variés dans le cadre de nos missions et de nos activités quotidiennes (confrères, partie adverse dans un dossier, magistrats, membres des autorités, étudiants, etc.) (ci-après les « Contacts externes »).

Dans ces circonstances, nous sommes susceptibles d’avoir accès à des Données à Caractère Personnel d’identité et de contact. Nous pouvons cependant avoir également accès à d’autres Données à Caractère Personnel que vous nous fournissez directement dans le cadre de l’exécution de nos missions, si cela s’avère nécessaire.

VISITEURS DU SITE INTERNET 

Dans le cadre de l’utilisation du site internet d’Almain accessible à l’adresse https://www.almain.com (ci-après le « Site »), Almain procède à la collecte et au Traitement de certaines Données à Caractère Personnel vous concernant en votre qualité d’utilisateur du Site (ci-après un / des « Utilisateur(s) »).

Les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs sont collectées lorsqu’ils :
naviguent sur le Site : dans ce cas nous collectons vos informations techniques et de navigation (veuillez consulter notre Politique relative aux cookies),
postulent en ligne via le module de recrutement (« Candidats ») : dans ce cas nous collectons vos données d’identité et de contact, votre CV, votre lettre de motivation et toute information que vous souhaitez ajouter et qui serait pertinente au traitement de votre candidature,
nous contactent pour nous poser des questions sur nos actualités, nos formations ou tout autre sujet en lien avec notre activité : dans ce cas nous collectons vos données d’identité et de contact et toute information que vous nous fournissez volontairement et qui serait pertinente au traitement de votre demande.
Lorsque vos Données à Caractère Personnel nous sont transmises via un formulaire, le caractère obligatoire des informations (*) que vous devez renseigner est signalé au moment de la collecte. Tout défaut de réponse ou toute réponse jugée anormale par Almain est susceptible d’entrainer le refus d’Almain de prendre en compte votre demande.

POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ET SUR QUELLE BASE LÉGALE REPOSENT LES TRAITEMENTS MIS EN ŒUVRE ?

Almain s’engage à collecter et traiter vos Données à Caractère Personnel de façon loyale et licite. Les Traitements mis en œuvre par Almain répondent à des finalités explicites, légitimes et déterminées.

Vos Données à Caractère Personnel peuvent être traitées pour les finalités suivantes :
Si vous êtes un Client : Les Données à Caractère Personnel de Clients sont traitées à des fins de gestion desdits Clients et de la relation contractuelle que nous avons avec eux, en ce compris à des fins (i) de contact et de communication, (ii) d’exécution des missions confiées en particulier la fourniture de services juridiques, (iii) de gestion du contrat et des factures, (iv) de gestion de la comptabilité et (v) de suivi de la relation contractuelle. De même, et sous réserve de leur absence d’opposition, les Clients peuvent recevoir des newsletters, des contenus informationnels sur différents sujets professionnels et juridiques, des communiqués de presse, des invitations à des formations ou des évènements organisés par Almain, le tout dans un contexte exclusivement professionnel. Dans ce cadre, les Données à Caractère Personnel collectées peuvent servir à des fins de réalisation d’analyses (comme les tendances, le progrès des actions marketing, les taux de clics et d’ouverture).
Dans ce cadre, nous traitons vos Données à Caractère Personnel à des fins d’exécution du contrat et de respect de nos obligations légales (comptables et fiscales), à l’exception des Traitements mis en œuvre à des fins d’analyse et de prospection commerciale qui reposent quant à eux sur l’intérêt légitime économique d’Almain de faire la promotion de ses services et de développer ses relations, ce qui bénéficie tant aux Clients (qui accèdent ainsi à des services additionnels à titre gratuit) qu’à Almain, et ce sans porter atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentaux desdits Clients.
Si vous êtes un Prospect : Les Données à Caractère Personnel de Prospects sont traitées à des fins de contact et de communication avec lesdits Prospects. De même, et sous réserve de leur absence d’opposition, les Prospects peuvent recevoir des newsletters, des contenus informationnels sur différents sujets professionnels et juridiques, des communiqués de presse, des invitations à des formations ou des évènements organisés par Almain, le tout dans un contexte exclusivement professionnel. Dans ce cadre, les Données à Caractère Personnel collectées peuvent servir à des fins de réalisation d’analyses (comme les tendances, le progrès des actions marketing, les taux de clics et d’ouverture).
Les Traitements mis en œuvre dans ce cadre reposent sur l’intérêt légitime économique d’Almain de faire la promotion de ses services et de développer ses relations ce qui bénéficie tant aux Prospects (qui accèdent ainsi à des services à titre gratuit) qu’à Almain sans porter atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentaux desdits Prospects.
Si vous êtes un Contact externe : Les Données à Caractère Personnel de Contacts externes sont traitées à des fins de gestion de nos activités (par exemple : traitement de données d’étudiants pour leur fournir une formation, traitement de données de confrères et/ou de la partie adverse pour gérer le dossier d’un Client, traitement de données de membres des autorités judiciaires et administratives pour gérer des procédures en cours et/ou leur poser des questions juridiques, etc.) et de communication avec ces personnes. Dans certains cas, sous réserve de leur absence d’opposition, les Contacts externes peuvent recevoir des newsletters, des contenus informationnels sur différents sujets professionnels et juridiques, des communiqués de presse, des invitations à des formations ou des évènements organisés par Almain, le tout dans un contexte exclusivement professionnel.
Les Traitements mis en œuvre dans ce cadre reposent sur l’intérêt légitime d’Almain de réaliser les missions qui lui sont confiées par ses Clients, de fournir des services de qualité et de développer ses relations, et ce sans porter atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentaux des Contacts externes.
Si vous êtes un Utilisateur : Les Données à Caractère Personnel des Utilisateurs sont traitées à (i) des fins de communication et de gestion des demandes / requêtes soumises, (ii) d’analyse de la navigation sur le Site (veuillez consulter notre Politique relative aux cookies) et/ou (iii) de prospection commerciale (envoi de newsletters, contenus informationnels sur différents sujets professionnels et juridiques, communiqués de presse, invitations à des formations ou des évènements organisés par Almain) lorsqu’un Utilisateur communique son adresse email à cet effet sur le Site et ne manifeste pas d’opposition par la suite.
Les Traitements mis en œuvre dans ce cadre reposent sur l’intérêt légitime économique d’Almain de faire la promotion de ses services et de développer ses relations, de perfectionner en permanence son Site et de communiquer facilement avec ses Utilisateurs. Cela bénéficie tant aux Utilisateurs (qui accèdent ainsi des services et un Site de qualité) qu’à Almain sans porter atteinte aux intérêts, droits et libertés fondamentaux desdits Utilisateurs.
Si vous êtes un Candidat : Les Données à Caractère Personnel de candidats sont traitées à des fins de gestion et de sélection des candidatures soumises. Les Traitements mis en œuvre dans ce cadre reposent soit sur leur caractère nécessaire à l’exécution de mesures précontractuelles, à savoir analyser votre candidature à un poste au sein d’Almain, soit sur l’intérêt légitime d’Almain, lorsque votre dossier est conservé par Almain afin de pouvoir vous recontacter dans le cadre d’éventuelles opportunités futures.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ? 

Almain conserve vos Données à Caractère Personnel aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées. Almain peut cependant conserver vos Données à Caractère Personnel pour une durée plus longue pour se conformer aux obligations légales et notamment aux délais de prescription applicables.

Almain conserve ainsi vos Données à Caractère Personnel pour les durées suivantes :
Les Données de Clients sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et pendant la durée de prescription applicable (5 ans de manière générale). Veuillez noter cependant que nous sommes, dans certains cas, susceptibles de conserver des Données de Clients pour une durée plus longue si cela s’avère nécessaire au suivi des services juridiques fournis, notamment dans le cadre d’une procédure contentieuse tant que les voies de recours ne sont pas épuisées. Les Données nécessaires à la comptabilité sont, quant à elles, conservées pendant une durée de 10 ans au total pour respecter les obligations comptables et fiscales applicables.
Les Données de Prospects sont conservées pendant une durée de 3 ans suivant le dernier contact avec le Prospect.
Les Données de Contacts externes sont conservées, (i) si elles sont collectées dans le cadre du dossier d’un Client, pour les mêmes durées que les Données de Clients exposées ci-dessus et, (ii) si elles sont collectées dans un autre cadre, pour la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.
Les Données des Candidats sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour la sélection des candidatures au poste proposé ou sollicité. Si votre candidature est retenue et que vous intégrez Almain, vos Données seront conservées pendant toute la durée de votre présence au sein d’Almain et pendant la durée de prescription applicable (en général 5 ans). Si votre candidature n’est pas retenue, vos données seront conservées pendant une période de 24 mois à l’issue de laquelle elles seront supprimées sauf si vous souhaitez que nous les conservions.
Les Données collectées à des fins de prospection commerciale et d’analyse sont conservées pendant 3 ans suivants le dernier contact avec la personne concernée.
Lorsque des cookies ou autres traceurs non-essentiels au fonctionnement du Site sont déposés sur votre terminal, ils sont conservés pour la durée indiquée dans la Politique relative aux cookies.
Lorsque vos Données sont collectées dans le cadre de requêtes/questions relatives au Site et aux services d’Almain, elles sont conservées pour la durée nécessaire au traitement desdites requêtes.

A QUI VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES DESTINÉES ? 

Les Données à Caractère Personnel collectées et traitées par Almain sont accessibles aux services compétents en interne, c’est-à-dire les avocats (et le cas échéant le personnel administratif tel que les stagiaires ou les assistants) traitant les demandes des Clients, et nos employés ou sous-traitants en charge de la facturation, du recrutement, de la communication et de la gestion de nos systèmes informatiques.

Ces Données peuvent être communiquées à des tiers, agissant en qualité de Sous-Traitants, liés par un contrat de sous-traitance, pour exécuter des services d’hébergement, de gestion de contacts (CRM), de gestion de la facturation, de communication, de gestion de bases de données, de recrutement, de gestion du Site et de maintenance informatique. Ces Sous-Traitants n’agissent que sur instructions d’Almain et n’ont accès à vos Données à Caractère Personnel que pour exécuter leurs services. Ils sont tenus aux mêmes obligations de sécurité et de confidentialité qu’Almain.

Par ailleurs, vos Données à Caractère Personnel peuvent être partagées avec des tiers pour les motifs suivants :
En réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes ;
Pour se conformer à des obligations légales, pour protéger les droits et/ou la sûreté d’un individu, pour protéger les droits et la propriété d’Almain et empêcher les problèmes de fraude, de sécurité ou techniques.

VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL SONT-ELLES TRANSFÉRÉES EN DEHORS DE L’UNION EUROPÉENNE ? 

Les Données à Caractère Personnel collectées par Almain sont hébergées au sein de l’Union Européenne et ne font l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Union Européenne, sauf de manière ponctuelle lorsque ce transfert est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice en application de l’article 49.f) du RGPD.

6 QUELS SONT VOS DROITS ?

Conformément à la Réglementation Applicable, vous disposez des droits suivants sur vos Données à Caractère Personnel :
Le droit d’accès : Vous avez le droit d’obtenir (i) la confirmation que des Données à Caractère Personnel vous concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, d’obtenir (ii) l’accès auxdites Données et une copie de ces dernières.
Le droit de rectification : Vous avez le droit d’obtenir la rectification des Données à Caractère Personnel vous concernant qui sont inexactes. Vous avez également le droit d’obtenir que les Données à Caractère Personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
Le droit à l’effacement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir l’effacement de vos Données à Caractère Personnel. Ce droit n’est cependant pas un droit absolu et Almain peut avoir des raisons légales ou légitimes de conserver lesdites Données.
Le droit à la limitation du Traitement : Dans certains cas, vous avez le droit d’obtenir la limitation du Traitement de vos Données à Caractère Personnel.
Le droit à la portabilité : Vous avez le droit de recevoir les Données à Caractère Personnel vous concernant que vous avez fournies à Almain, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et vous avez le droit de transmettre ces Données à un autre Responsable du Traitement sans qu’Almain y fasse obstacle. Ce droit ne s’applique que lorsque le Traitement de vos Données à Caractère Personnel est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat et que ledit Traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
Le droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à un Traitement de Données à Caractère Personnel vous concernant lorsque ledit Traitement est basé sur l’intérêt légitime d’Almain. Almain peut cependant invoquer des motifs légitimes et impérieux nécessitant la poursuite du Traitement. Lorsque vos Données à Caractère Personnel sont traitées à des fins de prospection, vous avez le droit de vous opposer à tout moment au Traitement de ces Données. Vous pouvez vous opposer à la réception de newsletters, de communications et d’invitations aux formations et évènements organisés par Almain en envoyant un email à l’une des adresses indiquées ci-dessous. Par ailleurs, nos messages de prospection commerciale contiennent une option de « désinscription » dans le cas où vous ne souhaiteriez plus recevoir de tels messages de notre part.
Le droit de transmettre des instructions concernant l’utilisation des données après le décès : Vous avez le droit de donner à Almain des directives concernant l’utilisation de vos Données à Caractère Personnel après votre décès.
Pour exercer ces droits, vous pouvez adresser une demande :
par email à : dpo@almain.com, ou
par courrier à : Délégué à la Protection des Données, Almain, 240 bis boulevard Saint-Germain, 75007 Paris.
En cas de difficulté en lien avec la gestion des Données à Caractère Personnel, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la CNIL (3 Place de Fontenoy, 75007 Paris) ou de toute autre autorité compétente. Nous vous invitons toutefois à nous contacter au préalable avant d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Les Clients s’engagent à transmettre la présente information à leurs salariés, représentants, prestataires et/ou dirigeants dont les Données à Caractère Personnel pourraient être traitées par Almain du fait de l’exécution de ses missions.